⏳ Formeller oder informeller schriftlicher Austausch

Eine formelle E-Mail schreiben

Grundregeln

Klarheit, Kürze und Genauigkeit sind die Schlüssel zum Verfassen einer formellen E-Mail.

1. Ein kurzer Betreff

Der Betreff soll klar sein, aber nicht zu lang.
Wähle z. B. ein Schlüsselwort (Sprachaustausch statt „Ich suche Informationen für einen Sprachaustausch“).

2. Eine passende Adresse

• Name bekannt: Guten Tag Herr XXX / Frau XXX bzw. formeller Sehr geehrter Herr XXX, Sehr geehrte Frau XXX
• Name unbekannt: Sehr geehrte Damen und Herren

→ In der Schweiz: kein Komma nach der Anrede

3. Sich vorstellen

Stelle dich kurz vor, erkläre den Grund der E-Mail und wie du die Adresse gefunden hast.
Beispiel: Mein Name ist … und ich bin … Ich schreibe Ihnen bezüglich …

4. Den Hauptteil schreiben

• Direkt zur Sache kommen
• Kurz und ohne Wiederholungen formulieren
• Einen Absatz pro Idee
• Keine Umgangssprache verwenden
• Auf sprachliche Korrektheit achten (ggf. Korrekturtools nutzen)

5. Schlussformel

Zum Beispiel:
Freundliche Grüsse
Beste Grüsse
 

Wenn du die Person kennst: Herzliche Grüsse usw.
→ Kein Komma

6. Signatur

Vollständiger Name + ggf. Funktion und Kontaktdaten

7. Korrekturlesen

• Inhalt prüfen (klar? vollständig? Wiederholungen?)
• Rechtschreibung und Grammatik korrigieren
• ggf. Wortanzahl überprüfen (z. B. bei Prüfungen)

Nützlicher Wortschatz

Beginn der E-Mail

• Sehr geehrter Herr Bürgermeister, / Sehr geehrte Frau Präsidentin,
• Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr,
• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Sehr geehrte Frau Dubois / Sehr geehrter Herr Martin, / Guten Tag Frau Grosjean,
• Sehr geehrte Damen und Herren,

Inhalt der E-Mail

Einleitung

• Ich bitte Sie, …
• Ich möchte Informationen erhalten …
• Ich erlaube mir, Ihnen … zu senden.
• Bitte senden/übermitteln Sie mir …

Nach vorherigem Kontakt

• Nach unserem Telefongespräch …
• Wie bei unserem Treffen vereinbart …
• In Bezug auf unser Gespräch …
• Bei unserem letzten Austausch …

Fortsetzung

• Zu diesem Thema hätte ich gern weitere Informationen …
• Ich habe … verloren und wollte fragen, ob Sie mir ein neues zusenden können …
• Ich werde Sie in den nächsten Tagen kontaktieren, um einen Termin zu vereinbaren …
• Im Anhang finden Sie die notwendigen Unterlagen; für weitere Informationen stehe ich zur Verfügung.

Abschluss

• Ich danke Ihnen im Voraus für Ihr Interesse an meiner Anfrage.
• Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Antwort.
• Ich freue mich, von Ihnen zu hören.

Quellenangaben

[keine Angaben im Word-Dokument]